Regulamin

Stawiając na jakość świadczonych usług, robimy wszystko aby księgowość Klientów była prowadzona na najwyższym poziomie. Nasze motto to “Rozwijaj swój biznes, księgowością zajmiemy się my” aby tak się stało, ważne jest ustalenie zasad współpracy, które pozwolą nam działać rzetelnie i w pełni profesjonalnie. Prosimy o poświęcenie kilku chwil i zapoznanie się z poniższym regulaminem usług, obowiązującym od 02.01.2019 roku. Wdrożenie ustalonych w nim zasad nie będzie trudne a pozwoli nam uniknąć chaosu i utrzymać najwyższą jakość świadczonych usług.


I. Postanowienia ogólne

1.  Niniejszy regulamin określa warunki i zasady korzystania z usług księgowych Web INnovative Software Sp. z o.o., przez Klientów w zakresie w jakim nie zostały one uregulowane w Umowie.

2.  Pierwszeństwo przed zapisami niniejszego regulaminu mają postanowienia Umowy.

3.  Przez użyte w regulaminie określenia należy rozumieć:

  1. biuro - Web INnovative Software Sp. z o.o., NIP 8982167294, ul. B. Krzywoustego 105/21, 51-166 Wrocław
  2. Klient - przedsiębiorca (osoba nie będąca konsumentem) będący osobą fizyczną, prawną lub jednostką organizacyjną prowadzący we własnym imieniu działalność gospodarczą, który podpisał z biurem umowę na świadczenie usług księgowych lub kadrowych
  3. umowa - umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy klientem a biurem dotycząca usług księgowych lub kadrowych
  4. zakres czynności - ustalony w korespondencji mailowej zakres usług (w szczególności limit dostarczanych przez Zleceniodawcę dokumentów jak i limit zapisów dokonywanych przez Zleceniobiorcę) jakie Zleceniobiorca będzie świadczył Zleceniodawcy
  5. wycena usług księgowych - ustalona w korespondencji mailowej wycena usług Zleceniobiorcy określająca zakres czynności oraz opłatę należną Zleceniobiorcy za świadczone usługi
  6. serwis - system internetowy mojebiuro24.pl lub inny, z którego biuro korzysta do świadczenia usług na rzecz Klienta.


II. Rozpoczęcie współpracy - wycena usług, umowa z biurem, udostępnienie konta w serwisie

Wykorzystując nowoczesne narzędzia dzięki współpracy z naszym biurem Klient otrzymuje dostęp do serwisu mojebiuro24.pl dzięki któremu ma dostęp do informacji o swojej formie 24h/dobę i nie jest uzależniony od godzin pracy księgowej czy biura.

1.   Wycena świadczonych usług dokonywana jest indywidualnie na podstawie zakresu czynności, ustalonego w korespondencji mailowej, zawierającego  przekazane przez Klienta informacje w szczególności takie jak:

  • ilość przewidywanych dokumentów zakupu i sprzedaży
  • ilość transakcji zagranicznych
  • charakter prowadzonej działalności.

2.   Rozpoczęcie współpracy otwiera podpisana przez obie strony umowa. Umowa wysyłana jest Klientowi w formacie PDF, na wskazany adres e-mail. Klient zobowiązany jest do wydrukowania umowy w dwóch egzemplarzach, podpisania i odesłania na adres:

Web INnovative Software Sp. z o.o.
Bolesława Krzywoustego 105/21
51-166 Wrocław

3.   Wraz z zawarciem umowy Klient uzyskuje dostęp do serwisu mojebiuro24.pl i zobowiązany jest do korzystania z niego przy wystawianiu faktur.


III. Obowiązki stron

1.   Klient, którego działalność gospodarcza zarejestrowana jest w CEIDG, zobowiązany jest po rozpoczęciu współpracy z biurem  do dokonania aktualizacji druku CEIDG-1 poprzez:

  • wskazanie w części “Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy” biura jako podmiot prowadzący dokumentację rachunkową;
  • wskazanie w części “Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy” adresu, pod którym faktycznie przechowywane są dokumenty księgowe (zwykle będzie to siedziba firmy lub adres zamieszkania przedsiębiorcy).

2.   Biuro rachunkowe operuje na skanach faktur, przesyłanych w formie online i nie prowadzi archiwizacji w formie papierowej. Przedsiębiorca ma stały dostęp do swoich danych poprzez udostępniony serwis mojebiuro24.pl.

3.   Po rozpoczęciu współpracy biuro przygotuje dla klienta upoważnienie UPL-1, które jest niezbędne do elektronicznej wysyłki deklaracji VAT oraz plików JPK do urzędu skarbowego. Klient zobowiązuje się dostarczyć podpisany druk  do urzędu skarbowego, osobiście lub za pośrednictwem poczty w terminie umożliwiającym poprawną wysyłkę deklaracji przez biuro czyli najpóźniej na 14 dni przed złożeniem pierwszej deklaracji.


IV. Zasady współpracy - doręczanie dokumentów

1.   Doręczanie dokumentów odbywa się poprzez serwis mojebiuro24.pl Klient zobowiązany jest doręczać dokumenty w następujących terminach:

  1. dokumenty księgowe - w czasie zapewniającym terminowe i prawidłowe dokonanie zapisów oraz sporządzenie deklaracji podatkowych, nie później jednak niż do dnia ósmego miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

2.   Dokumenty klient przesyła w formie skanów na wskazany w umowie adres mailowy lub poprzez moduł komunikacji w serwisie mojebiuro24.pl.

3.   Przesyłanie dokumentów w formie papierowej możliwe jest wyłącznie w przypadku indywidualnych ustaleń zawartych w umowie i za dodatkową opłatą. W takim przypadku klient zobowiązuje się do przesyłania ich za pośrednictwem poczty/kuriera na adres:

Web INnovative Software Sp. z o.o.
Bolesława Krzywoustego 105/21
51-166 Wrocław

4.   Oryginały dokumentów przekazanych przez klienta, biuro zwraca  w kolejnym miesiącu następującym po miesiącu, w którym dokonano rozliczenia na ich podstawie.  


V. Nieterminowe doręczanie dokumentów

Opóźnienia w dostarczaniu dokumentów czy też brak ich kompletności dezorganizują pracę naszego biura. Częste korekty deklaracji przekładają się na wzmożone kontrole u danego przedsiębiorcy. Terminowe wypełnianie określonych prawem obowiązków to powinność każdego przedsiębiorcy. Nie wywiążemy się z niej jeśli nie otrzymamy dokumentów w terminie umożliwiającym przygotowanie, sprawdzenie poprawności zapisów (wprowadzone dla celów podwyższenia jakości świadczonej usługi) i złożenie deklaracji. Dlatego ważne dla obu Stron jest to by starać się przestrzegać poniższych zasad i terminów doręczeń.

1.   Klient zobowiązany jest do przestrzegania terminów doręczania kompletu dokumentów księgowych do ósmego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

2.   Przekroczenie terminu określonego w ust.1  powoduje naliczenie dodatkowej opłaty:

  • 50 PLN netto w przypadku dostarczenia dokumentów pomiędzy dziewiątym a piętnastym dniem miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą,
  • 100 PLN netto w przypadku dostarczenia dokumentów po 15 dniu miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.


VI. Korekty z winy klienta

1.   Przygotowywanie korekt deklaracji, wyliczeń lub plików JPK oraz przygotowywanie na nowo wyliczeń zaliczek na podatek dochodowy z winy klienta (np. z powodu nieterminowego  doręczenia faktur) jest obciążone dodatkową opłatą w wysokości 100 PLN netto za każdą korektę deklaracji/wyliczenia.

VII. Rzetelność dokumentów.

Przedsiębiorca wie najlepiej na jaki faktyczny cel został poniesiony zakup oraz czy faktycznie został poniesiony stąd powinien dbać o rzetelność informacji przekazywanych do biura.

1.   Klient odpowiada za prawdziwość przekazywanych biuru dokumentów księgowych opisanych w § 3 ust.1 oraz ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za ich rzetelność.


VIII. Nieterminowe płatności.

Stale rozwijamy swoje kompetencje. Zatrudniamy najlepszych specjalistów a nasza kadra na bieżąco przechodzi szkolenia. Uczciwie pracujemy na nasze wynagrodzenie a jego dużą część inwestujemy w ciągłe doskonalenie świadczonych usług. Dlatego zależy nam na terminowych płatnościach.

1.   Z powodu przekroczenia terminu płatności ustalonego w umowie, biuru przysługują odsetki za zwłokę, oraz równowartość kwoty 40 Euro, o jakiej mowa w ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

2.   Odsetki o których mowa w zdaniu poprzednim potrącane są w pierwszej kolejności z następnych wpłat klienta.


IX. Doręczanie korespondencji

1.   Wszelka korespondencja związana z realizacją umowy, w tym wystawiane faktury będzie wysyłana na adres e-mail klienta.


X. Zmiana zasad współpracy - Zwiększenie ilości dokumentów lub złożoności rozliczanych transakcji

Mamy świadomość, że potrzeby naszych klientów zmieniają się z czasem. Trzymamy kciuki aby ich biznes stale się rozwijał. Wzrost firmy to zwykle wzrost nakładu pracy biura (większa liczba transakcji, bardziej skomplikowane przypadki). Aby utrzymać poziom świadczonych usług musimy rzetelnie szacować nakład świadczonej pracy. Jeżeli jej wzrost przekroczy 15 %, w stosunku do pierwotnych założeń, będziemy musieli zmienić obowiązującą opłatę za świadczoną przez nas usługę.

1.   W przypadku stwierdzenia zwiększenia nakładu zlecanej przez klienta pracy ponad 15 % w stosunku do zakresu czynności na podstawie, którego dokonano wyceny usług księgowych, biuro przedstawi klientowi nową wycenę usług księgowych, dostosowaną do aktualnych potrzeb Zleceniodawcy.

2.   Zaakceptowanie nowej wyceny usług księgowych przez klienta będzie oznaczało zmianę opłaty oraz zmianę zakresu czynności ustalonych w umowie.

3.   Akceptacji nowej wyceny usług klient dokonuje mailowo, na adres wskazany w umowie lub poprzez zapłatę faktury z nową wyceną.

4.   W przypadku nie zaakceptowania nowej wyceny usług przez klienta, umowa ulega rozwiązaniu.

5.   Poprzez zwiększenie nakładu pracy rozumie się w szczególności zwiększenie liczby zapisów księgowych.

Lista najczęściej występujących czynności zwykłych, na podstawie których zgodnie z zadeklarowaną przez klienta ilością dokumentów dokonywana jest wycena usługi oraz przeszacowanie cen w związku ze zwiększeniem ilości dokumentów lub złożoności rozliczanych transakcji:

Kategoria

Opis

Księgowanie

Sprawdzenie faktur sprzedaży pod kątem wykazania przychodu w poprawnym okresie księgowym

Księgowanie faktur zakupu

Księgowanie innych dokumentów dopuszczalnych przez Rozporządzenie w sprawie KPiR oraz przepisy ustawy o VAT

Rozliczenie diet w delegacji krajowej na podstawie dostarczonych dokumentów

Rozliczenie diet w delegacji zagranicznej na podstawie dostarczonych dokumentów

Rozliczanie transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT)

Rozliczanie importu towarów na podstawie dokumentów celnych

Rozliczenie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów

Rozliczenie eksportu towarów

Rozliczenie wewnątrzwspólnotowego nabycia usług

Rozliczenie importu usług

Wprowadzenie środka trwałego

Rozliczenie różnic kursowych

Ulga na złe długi od przychodów

Rozliczenie sprzedaży VAT MOSS

Deklaracje i rozliczenia

Przygotowanie i wysyłka deklaracji VAT

Przygotowanie i wysyłka plików JPK VAT

Wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy

Przygotowanie zeznania rocznego

Zgłoszenia i aktualizacje

Przygotowanie zgłoszenia/aktualizacji VAT-R

Przygotowanie zgłoszenia/aktualizacji CEIDG-1

Przygotowanie zgłoszenia/aktualizacji w KRS


XII. Dodatkowe zlecenia.

1.  Klient w każdej chwili może zwrócić się o pomoc w zrealizowaniu jednorazowych czynności (np. takich jak przygotowanie biznes planu, sprawozdania GUS, przygotowania odpowiedzi do komornika, zestawień dla banku) wykraczających poza zakres ustalony w umowie.

2.  Jednorazowe zlecenia o których mowa w ust. 1 będą podlegać odrębnej wycenie i nie będą traktowane jako zmiana zakresu czynności ustalonego w umowie.  Wycena będzie dokonywana na podstawie poniższego zestawienia z uwzględnieniem indywidualnych właściwości każdego zlecenia:

Zestawienie wybranych usług dodatkowych obowiązuje od 1 stycznia 2019 r. :

Opis

Cena

Rozliczenie dotacji dla osób bezrobotnych zakładających własną działalność gospodarczą

od 100 zł

Przygotowanie sprawozdanie GUS

od 50 zł

Wypełnienie zaświadczeń do banku, firm leasingowych i innych instytucji

od 50 zł

Biznes plan

wycena indywidualna

Usługi doradcze

150 zł/ roboczogodzina

Reprezentowanie przed urzędem skarbowym lub  ZUS

150 zł/ roboczogodzina

Przygotowanie dokumentów do rozliczenia wsparcia de minimis

100 zł

Odpowiedzi na pisma do urzędu skarbowego lub ZUS

od 20 zł

Odpowiedzi na pisma do komorników

od 20 zł


XIII. Zawieszenie działalności

1.   Klient zobowiązany jest do przekazania informacji na temat planowanego zawieszenia działalności gospodarczej.

2.   W przypadku zawieszenia działalności w trakcie miesiąca rozliczeniowego, ostatni miesiąc, w którym działalność była prowadzona rozliczany jest jak pełny miesiąc zgodnie z postanowieniami umowy.

3.   Z zastrzeżeniem ust. 4 w okresie zawieszenia - liczonym w pełnych miesiącach kalendarzowych biuro nie pobiera opłat.

4.   W przypadku gdy po zawieszeniu działalności  wystąpią zdarzenia wywołujące konieczność sporządzania przez biuro deklaracji lub wyliczeń podatków, klient zostanie obciążony opłatą za miesiąc, w którym biuro wykonywało czynności.


XIV. Zakończenie współpracy.

1.   Zakończenie współpracy następuje na podstawie rozwiązania umowy zgodnie z warunkami określonymi w umowie.

2.   Po dokonaniu rozliczenia ostatniego okresu księgowego objętego umową Klient zachowuje prawo do używania konta utworzonego dla Klienta które przechodzi na konto w serwisie wfirma.pl czyli serwisie dedykowanym dla samego przedsiębiorcy.

3.   Dalsze utrzymywanie konta, o którym mowa w ust. 2 warunkowane jest jego opłaceniem przez klienta. Opłata pobierana jest zgodnie z aktualnymi stawkami publikowanymi na stronie serwisu.